Het belang van een Close-Out.

Een essentiële fase in project management die voldoende aandacht verdiend is de afsluiting of ‘close-out’ van een project. Het is een belangrijke fase in de cyclus van een project en breder dan een oplevering, de definitieve presentatie of het eindrapport.

Een aantal zaken zijn belangrijk in de projectafsluiting:

1. Het resultaat van het project (opleverrapport, financieel eindrapport) en alle documentatie (technische documentatie, onderhoudsvoorschriften, reparatie-instructies) worden gedeeld
2. richtlijnen voor de scope en verantwoordelijkheden voor garantie, service en onderhoud worden verstrekt
3. Bij het afsluiten van het project stopt aan de zijde van de opdrachtnemer de eindverantwoordelijkheid voor het project en start de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever voor het project of de taken weer. Daarbij ook de overdracht van opdrachtnemer naar opdrachtgever.
4. Analyse van de ‘close-out’: kwaliteit van oplevering, garantieclaims, financieel eindresultaat, vrijgave van de laatste betalingstermijnen
5. De lesson’s learned van het project, en dat is het sterkste in een overleg met alle projectbetrokkenen. Daarbij hoort ook een schriftelijke vastlegging van dit resultaat zodat alle betrokkenen de lesson’s learned binnen hun organisatie kunnen delen.

De voordelen van een goede close-out op langere termijn

Vaak is de wat langere termijn heel interessant voor de evaluatie. Dat geldt voor een heel project, maar ook voor een fase. De kwaliteit van een ontwerp kan prima worden geëvalueerd tijdens het engineeren of uittekenen. Hoe succesvol de engineering is blijkt weer tijdens aanbesteding en bouw. En na de bouw volgt de operationele fase waarbij het doel van het gerealiseerd project pas echt goed geëvalueerd kan worden. Om de kwaliteit van je werk te blijven verbeteren moet je projectfasen en projecten evalueren om ‘lessons learned’ uit te halen.

Het vastleggen van de lessons learned

Ook al is het projectteam nog zo ervaren: in ieder project zijn lessen te leren voor het volgende project. Door deze vast te leggen in een database, hoe simpel ook, ontstaat de gewoonte van een continue lerenede organisatie waar volgende projectteams van kunnen leren. De verantwoordelijkheid hiervoor moet liggen bij de projectverantwoordelijke of projectmanager: die heeft een goed overzicht van alle teamleden en stakeholders en kan de verschillende zienswijzen goed naast elkaar weergeven.

Onze projectafsluiting checklist:

1. Is voldaan aan de volledige scope van het project? Neem de volledige scope in ogenschouw en zorg dat het volledig 100% is uitgevoerd.
2. Documenteer alle goedkeuringen op de projectfasen en projectresultaten.
3. Sluit het project financieel (zowel intern als extern) af. Zorg ervoor dat alle termijnen, facturen en betalingen zijn goedgekeurd en zijn of worden voldaan.
4. Documenteer mogelijke garantieclaims die buiten het project vallen maar wel afgehandeld dienen te worden.
5. Deel (via een cloudplatform) alle documentatie van het project (revisietekeningen, financieel rapport, technische documentatie, onderhoudsvoorschriften, onderhoudsvoorschriften).
6. Verstrek expliciet de vergunningaanvraag, verleende vergunning en gebruiksmelding.
7. Vraag terugkoppeling/lessons learned aan alle projectbetrokkenen.
8. Draag alle projectgerelateerde verantwoordelijkheden over aan het operationele team of de verantwoordelijke voor de lijntaak.
9. Organiseer een vergadering voor de project-close out met het team, om het project af te sluiten en de evaluatie te houden.
10. Is het succes van het project met het team gevierd?

^Justus Slaakweg