Optimale projectvoorbereiding met een Kanban-board.

Optimale projectvoorbereiding

De start van een nieuw project voor begint met de ontruiming van het bestaande interieur.
Onderdeel van onze projectvoorbereiding is een goede logistieke planning. Vaak horen wij dat ‘projecten zo snel mogelijk moeten starten’.

De startdatum is niet zo relevant: een goede voorbereidingstijd is belangrijker. Daarmee kunnen we met goed onderzoek ervoor zorgen dat we precies weten wát en hóe gebouwd moet worden. Als dat helder is, pas dan is worden de eerste werkzaamheden gepland. Dan zijn ontruimen, veiligstellen, afkoppelen installaties en demontage in een paar dagen te doen.We starten iets later, maar de totale doorlooptijd is korter en de kosten zijn lager. Dat is slim bouwen.

Kanban-board

De projectaanpak en -planning is een team-effort. En hoewel veel mensen het plakken van post-it’s vaak de leanplanning noemen is dat eigenlijk het Kanban-board.

Op het Kanban-board laat de je waarde-stroom zien van je team: alle stappen die je onderneemt om die waarde te creëren. En het belangrijkste hierin is het identificeren van die waarde van je buurman: wat heeft de één nodig van de ander om zijn processtap goed te kunnen doen. Als dat achter elkaar gezet wordt in een planning: dan volgt de Gantt-chart met de doorlooptijden .

Wat is lean dan wel?

Als je die processtappen en de ‘waste’ in kaart gebracht hebt wordt het proces ‘lean‘: het toevoegen van zoveel mogelijk waarde met zo min mogelijk ‘waste’.

Lean is een manier van denken hoe zoveel mogelijk waarde wordt toegevoegd met zo min mogelijk ‘waste’. Dat heeft eigenlijk veel minder betrekking op één project, maar veel meer op het blijvend ontwikkelen. Het steeds evalueren van de team inspanning om de overbodige ruimte uit de productie en processen te krijgen: de ‘waste‘.

Hierbij spelen een aantal afwegingen en vragen tijdens de KanBan-sessie steeds een rol:

Wat is de waarde die toegevoegd moet worden, of wat is het probleem dat opgelost moet worden? Dat hoeft niet altijd het gebouwde eindresultaat te zijn: soms dat het ontzorgen van de opdrachtgever of vooral zorgen dat de operatie zo snel mogelijk weer kan vervolgen
welke activiteiten moeten uitgevoerd worden om doel te bereiken?
welke capaciteiten en vaardigheden zijn benodigd om dat doel te bereiken?
welke wijze van leiderschap en management is nodig: zowel in skills als management systeem?
welke denkwijze, inclusief mindset en analytisch vermogen is nodig om deze stappen goed te doorlopen?

Voor het samen bouwen betekend dat bij ieder project de lessons learned van het vorige project meenemen en die ervaringen in het totaal verwerken. Het Lean principe is ontwikkeld in de Toyota fabrieken. Het is een manier van werken gericht op kwaliteitsverbetering met zo min mogelijk verspilling. In de Toyota fabrieken mocht iedere machine operator de productie onderbreken om gezamenlijk aan een verbetering te werken. Doordat de productie dan stil lag werd het een inspanning van alle disciplines voor de hele keten om de verbetering zo snel mogelijk te realiseren en de productie te hervatten.

Als het resultaat Lean wordt ontstaat daarbij efficiency, zowel in tijd als in materiaalgebruik. Tel daarbij op een uitgangspunt van JiT: Just in Time-delivery en we komen bij een bouwproces en bouwplaats zoals wij dat voor ogen zien.

^Justus Slaakweg