Thuiswerken is solo vliegen. Kantoor is mission control.

In de zomer hebben we verder gewerkt aan de transitie van ons kantoor. Het ontwerp is een aanpassing van het kantoor, maar ook is het ingebed in een bredere visie op hybride werken. We zijn begonnen met een inventarisatie van de ruimtebehoefte per team en een nalyse van best practises rondom flexibel werken. het ontwerp hebben we in drie scenario’s in feedbacksessies met ons team besproken en met de feedback hebben we ons ontwerp aangepast.

Of het nu ontwerpen is of bouwkundig uitwerken, in de basis zijn onze werkzaamheden op te delen in:

samen brainstormen
het zelfstandig uitwerken van de brainstorm
terugkoppelen/vergaderen

Dit hebben we verwerkt in de indeling van het kantoor:

een workcafé voorin met verplaatsbare banken en tafels: hier kunnen we brainstormen, presentaties geven, overleggen en samenwerken.
twee vergaderruimtes voor 5 en 10 personen
twee belcellen die geschikt zijn om een ochtend in teams te overleggen
4 zones met akoestische scheidingswanden voor meer privacy per team

Op die manier is thuis prima om solo te werken: maar het kantoor is Mission Control, waar we samen sturen, nadenken en overleggen.

Werkplekinrichting: balans tussen vast en flexibel

Op basis van feedback is gekozen voor een hybride model: vaste werkplekken per projectteam, aangevuld met enkele flexplekken. Het uitgangspunt is dat we niet naar volledige flexplekken gaan. We willen graag de medewerkers de ruimte bieden om thuis te werken, omdat sommige werkzaamheden zich daar goed voor lenen. Maar tegelijkertijd willen we zorgen voor de juiste basis op kantoor om samen te werken. Volledige flexibiliteit bleek niet wenselijk — zowel qua teamdynamiek als hardware (verschillende scherminstellingen). Elk kwartaal wordt de indeling geëvalueerd, zodat er ruimte blijft voor optimalisatie.

De nieuwe indeling: 4 teams, 3 zones met meer privacy, een work-café voorin.

Andere uitgangspunten zijn:

3/5 van de hal blijven we gebruiken, 2/5 wordt afgesloten met een transparante wand voor een andere huurder
Compactere bureaus voor meer ruimte
Geen grote kantoortuin, maar opdeling in kleinere teams met meer privacy
Goede belcellen en duidelijke zonering
Voldoende ruimte voor teamoverleg
Iedereen verhuist van plek om eigenaarschap te stimuleren

Gefaseerde uitvoering met ruimte voor voortschrijdend inzicht

Ook in ons project is gekozen voor een aanpak waarbij pilots en feedbackrondes centraal staan. Geen definitief plan, maar een evoluerend ontwerp dat meebeweegt met de behoeften van het team. Leiderschap speelt hierin een sleutelrol: door met het leiderschapsteam het goede voorbeeld te geven in het gebruik van de nieuwe werkomgeving, testen we en evalueren we mee.

De uitvoering verloopt gefaseerd, we werken met een “Construction Ready Design”. Pas na na sloop en inkoop wordt het plan definitief gemaakt. Na montage van het meubilair bepalen we exact of de positie van scheidingswanden past bij ons beoogde gebruik. Dit is een aanpak die flexibiliteit biedt en ruimte laat voor aanpassing tijdens de bouw.

Circulariteit en hergebruik

Een aanzienlijk deel van onze bestaande kantoorinrichting kunnen we hergebruiken. De wanden van de oude vergaderruimtes zijn gedemonteerd en gebruiken we om de nieuwe mee te bouwen. Alle akoestische panelen en plafonds zijn ook gedemonteerd voor hergebruik.

Demontage van wanden en plafonds

Demontage van de oude teams-overlegruimtes

De opdeling van het kantoor met een tussenwand

Eerste evaluatie

De eerste evaluatie na de plaatsing van de tussenwand is dat het beoogde doel al meteen opgemerkt wordt: we zitten dicht bij elkaar en dat is prettig: op de rustige dagen is het niet meer een groot maar leeg kantoor. Daardoor is de onderlinge communicatie ook makkelijker, maar, nu akoestische tussenwanden nog niet staan is het op drukke dagen wel onrustig. Dat geeft de noodzaak van de akoestische tussenwanden aan. ‘The proof of the pudding is in the eating’.