De missie naar een nieuw kantoorontwerp: een teamproces in stappen.
Naar een nieuw kantoorontwerp: een teamproces in stappen.
De herinrichting van ons kantoor in 2025 is niet ‘alleen maar een kantoorontwerp’ of een simpele verbouwing, maar een moment waarbij we als team opnieuw definiëren hoe we graag samenwerken op kantoor. Het is een kans om onze manier van werken, ontmoeten en samenwerken opnieuw vorm te geven. Dit vraagt om een zorgvuldig proces waarin ontwerp, organisatieontwikkeling en medewerkersbetrokkenheid hand in hand gaan.
Waarom deze verandering? De aanleiding is helder: het huidige kantoor is met flexwerken op rustige dagen te leeg, en de behoefte aan een receptie is verdwenen (lees hier daar meer over). Tegelijkertijd willen we het aantal werkplekken behouden, maar compacter en efficiënter inzetten.
Het proces: van uitgangspunten naar gedragen scenario’s
We zijn gestart met een analyse van de ruimtebehoefte en best practices op het gebied van flexibel kantoorgebruik. We hebben overwogen om te gaan werken met flexplekken. Over flexplekken is veel gezegd en geschreven (columns en boeken van Japke-D Bouma zijn een aanrader! Daarbij hebben we ook bij andere organisaties gekeken hoe zij hun kantoor hebben aangepast.
Eerst hebben we met het MT en de teamleiders de ideeën en varianten besproken. De input hiervan hebben we in 3 scenario’s verwerkt waarbij we alle voorstellen in één van de 3 scenario’s hebben verwerkt. Op die manier toetsen we of de teamleden team er dezelfde gedachten er over heeft. Op basis daarvan zijn drie varianten ontwikkeld. De hebben we gepresenteerd en ook opgehangen in een vergaderruimte. Medewerkers konden feedback geven via post-its — een laagdrempelige maar effectieve manier om betrokkenheid te stimuleren.
Deze aanpak sluit aan bij inzichten van organisatieadviesbureaus zoals TwynstraGudde, Veldhoen + Company en Berenschot. Zij benadrukken dat een kantoorverandering alleen succesvol is als deze wordt benaderd als een veranderproces, niet als een huisvestingsproject. Volgens Veldhoen + Company is het essentieel om het kantoor te zien als een strategisch instrument voor cultuur, samenwerking en productiviteit — en niet slechts als een plek met bureaus.
Spelregels en uitgangspunten
Het nieuwe kantoor wordt kleiner maar wél met voldoende werkplekken voor iedereen. We maken ook minder vergaderruimten, maar méér plekken om in teams te kunnen overleggen. We streven naar een balans tussen vaste werkplekken en beperkte flexibiliteit. Uit de feedback van het team kwam naar voren dat we nog niet klaar zijn voor flexplekken. Uit de ‘best practises’ van andere bedrijven hebben we gehoord dat werken met flexplekken bij grote bedrijven wél kan werken, maar bij kleinere niet. Daar heeft iedereen toch het liefst een werkplek in het eigen team.
Maar ook onze hardware (niet alle schermen zijn exact identiek) maakt het niet prettig; dan zijn je instellingen steeds anders. We gaan daarom niet naar volledige flexen, maar naar vaste plekken waarbij we wel ieder kwartaal naar de plekken kijken. Iedereen zit bij het projectteam waar ze het meest in werken. Daarom kiezen we voor vaste werkplekken en enkele flexplekken.
Post-it0feedback
Andere uitgangspunten zijn:
- Compactere bureaus voor meer open ruimte
- Goede belcellen en duidelijke zonering
- Voldoende ruimte om met het hele team samen te komen
- Iedereen verhuist van plek— om ‘stiefkindjes’ te voorkomen en eigenaarschap te stimuleren.
Leren van eerdere projecten
De lessen uit eerdere projecten, zoals bij Mr Green Boutique offices en het URW-hoofdkantoor in Amstelveen, zijn hierbij leidend. In dat laatste project werd gewerkt met een “Construction Ready Design” dat pas na sloop definitief werd gemaakt — een aanpak die ruimte laat voor voortschrijdend inzicht. Ook daar bleek hoe belangrijk het is om medewerkers vroegtijdig te betrekken, scenario’s visueel te maken. Vaak zien we ook dat het belangrijk is om ruimte te maken voor aanpassing na ingebruikname.
Organisatieadvies: valkuilen en succesfactoren
Organisatieadviesbureaus waarschuwen voor de valkuil van het presenteren van een ‘definitief plan’. Volgens Berenschot leidt dit vaak tot weerstand, omdat medewerkers zich niet gehoord voelen. In plaats daarvan adviseren zij een iteratief proces met pilots, feedbackrondes en ruimte voor aanpassing. Ook benadrukken zij het belang van leiderschap dat het goede voorbeeld geeft in het gebruik van de nieuwe werkomgeving.
Een ander belangrijk inzicht is dat de fysieke werkomgeving pas echt werkt als deze is ingebed in een bredere visie op hybride werken, leiderschap en cultuur. Zonder die samenhang blijft het bij een cosmetische ingreep.
Wat volgt?
De komende periode werken we toe naar een definitieve indeling, gebaseerd op de feedback en de best practices. De planning voorziet in een gefaseerde uitvoering. We mikken op een opening eind september. Maar ook daarna blijft het kantoor in ontwikkeling — want een goed kantoor groeit mee met de organisatie.
